Proceso de análisis y descripción de cargos: pasos esenciales para definir puestos de trabajo

Proceso de análisis y descripción de cargos: pasos esenciales para definir puestos de trabajo

El análisis y la descripción de cargos son herramientas clave para entender a fondo cada puesto dentro de una organización. Aplicar correctamente este proceso permite optimizar la selección de personal, diseñar programas de capacitación y garantizar que cada colaborador cumpla funciones alineadas con los objetivos empresariales. A continuación, detallamos cada paso de este proceso.

1. Determinar los objetivos del análisis

Antes de iniciar, es vital definir claramente para qué se realizará el análisis: selección de personal, diseño de perfiles de competencias, mejora de procesos, entre otros. Esto orienta la elección de métodos, técnicas y la información que se necesita recopilar.

2. Elaborar el modelo teórico

Consiste en diseñar un esquema que refleje los elementos, factores y dimensiones a evaluar. Este modelo guía todo el proceso, determinando los métodos, técnicas e instrumentos más adecuados para cada etapa.

3. Preparar al equipo de análisis

El personal encargado debe estar debidamente capacitado para aplicar métodos de forma rigurosa y ética. La calidad del estudio depende en gran medida de la competencia del equipo.

 4. Definir los cargos a analizar

Se identifican los puestos que serán objeto de estudio, su cantidad, tipo y características. Esta información es fundamental para planificar tiempos, recursos y técnicas a aplicar.

 5. Determinar las fuentes de información

Las principales fuentes incluyen: ocupantes de los cargos, jefes directos, colegas de puestos relacionados, expertos en el área y documentos como manuales, calificadores o normas internas.

6. Involucrar a los participantes

El éxito del proceso depende de la colaboración de quienes ocupan los cargos y de los expertos involucrados. Su participación garantiza información precisa y relevante.

7. Reunir información existente

Se recopilan datos previos, descripciones de puestos similares y antecedentes que sirvan de referencia. Esto permite contextualizar el cargo dentro de la estructura organizacional.

8. Definir métodos, técnicas e instrumentos

Los más utilizados son:

• Observación directa (guías, listas de verificación).

• Autoobservación (diarios de trabajo).

• Análisis documental.

• Cuestionarios y entrevistas.

• Técnicas como incidentes críticos, método Delphi, grupos nominales, entre otros.

9. Recoger la información

Se aplica la multimodalidad: usar varias técnicas para recopilar datos y luego integrarlos mediante triangulación. Se debe registrar todo de forma ética y sistemática.

10. Organizar y procesar la información

Los datos se ordenan en tablas de frecuencia u otras herramientas estadísticas para facilitar el análisis posterior y extraer conclusiones válidas.

11. Buscar consenso

Mediante sesiones participativas, se revisan los hallazgos y se consensúa qué información se incluirá en la descripción final. Se pueden usar técnicas como voto ponderado o comparaciones apareadas.

12. Confeccionar la descripción del cargo

Con toda la información consensuada, se elabora el documento final que debe incluir:

• Nombre del cargo.

• Objetivos.

• Principales funciones y tareas.

• Acciones y operaciones.

• Condiciones de trabajo.

• Riesgos principales.

• Responsabilidades.

• Valores organizacionales.

• Requerimientos humanos.

Un modelo bien estructurado garantiza coherencia y utilidad para todos los procesos de recursos humanos.